Biznes w czasie pandemii: 10 priorytetowych działań

Tempo rozprzestrzeniania się koronawirusa skłoniło Światową Organizację Zdrowia (WHO) do decyzji o tym, że wirus stanowi zagrożenie zdrowia publicznego o znaczeniu międzynarodowym (ang. Public Health Emergency of International Concern, PHEIC). W związku z tym firmy muszą liczyć się z ryzykiem strategicznym i operacyjnym — między innymi opóźnieniami lub przerwami w dostawach surowców, zmianami popytu ze strony konsumentów, zwiększonymi kosztami, pogorszoną sytuacją na rynku logistycznym skutkującą opóźnieniami w realizacji zamówień, kwestiami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy, niewystarczającymi zasobami ludzkimi czy wyzwaniami związanymi z logistyką i rozliczeniami importu i eksportu.

Na podstawie analizy dobrych praktyk przedsiębiorstw międzynarodowych w zakresie planowania ciągłości działania oraz zarządzania sytuacjami kryzysowymi w kontekście zakaźnego atypowego zapalenia płuc, wirusa H1N1, gorączki krwotocznej Ebola oraz innych chorób zakaźnych, Deloitte radzi, aby firmy podjęły następujące dziesięć kroków – kluczowych do sprawnego prowadzenia działalności i dobrej organizacji pracy:

1. Utworzenie interwencyjnych zespołów podejmujących decyzje

• Firmy powinny natychmiast utworzyć zespoły odpowiedzialne za reagowanie na nowo powstające problemy oraz opracować cele i plan awaryjny, dzięki czemu będą mogły jak najszybciej podejmować decyzje w różnych sytuacjach. 
• Firmy powinny również ocenić umiejętności zawodowe członków takich zespołów i, w razie potrzeby, zatrudnić odpowiednich specjalistów w kontekście działalności i specyfiki regionalnej przedsiębiorstwa.

2. Ocena ryzyka i ustalenie mechanizmów reagowania kryzysowego, planów i podziału pracy

• W wielu porganizacji międzynarodowych obowiązują plany ciągłości działania, które wdrażane są w przypadku zaistnienia poważnej sytuacji awaryjnej.
• W przypadku braku takiego planu należy natychmiastowo dokonać kompleksowej oceny wszystkich obszarów ryzyka — w zakresie pracowników, outsourcingu, łańcucha dostaw oraz kwestii związanych z działaniami rządowymi czy publicznymi. Na jej podstawie firma powinna podjąć odpowiednie działania w odniesieniu do miejsca pracy, planów produkcji, zaopatrzenia, dostaw, logistyki, bezpieczeństwa personelu i kapitału finansowego oraz opracować odpowiednie rozwiązania związane z planami awaryjnymi i podziałem pracy.

3. Ustanowienie pozytywnego mechanizmu komunikacji pomiędzy pracownikami, klientami i dostawcami oraz stworzenie standardowych dokumentów komunikacyjnych

• Stabilność łańcucha dostaw oraz pozytywne podejście pracowników i partnerów zewnętrznych jest niezwykle istotne. Równie ważne jest właściwe zarządzanie komunikatami w mediach i obsługą klienta w celu uniknięcia negatywnego nastawienia opinii publicznej do firmy spowodowanego zaniedbaniami czy też niespójnym działaniem. 
• Za pomocą swoich obecnych kanałów firma może również gromadzić, przekazywać i analizować informacje dotyczące epidemii oraz ostrzegać przed ryzykiem i zagrożeniami.

4. Zagwarantowanie dobrego fizycznego i psychicznego samopoczucia pracowników. Analiza charakteru stanowisk i działalności w celu zapewnienia sprawnego powrotu do pracy

• W najnowszym badaniu Deloitte dotyczącym działań w zakresie zasobów ludzkich w kontekście reakcji na epidemię 82 procent respondentów stwierdziło, że „elastyczne warunki pracy” stanowią obecnie najistotniejszy sposób zarządzania pracownikami. Deloitte zaleca, aby firmy natychmiast wdrożyły elastyczne rozwiązania w zakresie organizacji pracy i urlopów umożliwiające unikanie bezpośredniego kontaktu z ludźmi lub pracę zdalną w wyjątkowych warunkach. 
• Poza tym firmy powinny ustanowić system monitorowania zdrowia pracowników oraz zagwarantować poufność ich danych osobowych oraz danych na temat zdrowia. 
• Należy również zagwarantować bezpieczeństwo środowiska pracy poprzez czyszczenie i dezynfekcję pomieszczeń i powierzchni zgodnie z narodowymi i regionalnymi wymogami w zakresie zarządzania higieną na czas poważnych epidemii.
• Ostatecznie, istnieje konieczność zapewnienia kompleksowych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa w czasie epidemii, ustanowienia opartych o fakty wytycznych w zakresie środków indywidualnych i zwiększenia świadomości pracowników dotyczącej zapobiegania ryzyku.

5. Zaplanowanie działania w związku z zagrożonym łańcuchem dostaw

• W przypadku epidemii, firmy międzynarodowe zawczasu uruchamiają dodatkowe pomieszczenia biurowe, plany w zakresie zdolności produkcyjnych i kanały zaopatrzenia w surowce w wielu państwach lub regionach. Pozwala to uniknąć przerw w produkcji i sprawnie przejąć pracę wykonywaną w obszarze dotkniętym epidemią. 
• Przy zarządzaniu zapasami należy uwzględnić wyższy wskaźnik rotacji powodowany zmniejszoną konsumpcją oraz wynikający z niego wzrost kosztów i negatywne skutki na przepływ pieniężny. W branżach o długim cyklu produkcyjnym przedsiębiorstwa muszą również przygotować się na wzrost konsumpcji po okresie epidemii, aby uniknąć ryzyka niewystarczających zapasów.

6. Opracowanie rozwiązań związanych z przestrzeganiem postanowień umownych i utrzymywaniem relacji z klientami w obliczu braku możliwości wznowienia produkcji w krótkiej perspektywie

• Po wybuchu epidemii firmy powinny zagwarantować po stronie klientów świadomość zmiany warunków oraz ich wpływu na kwestie wznowienia działalności, realizację zamówień, popyt oraz sytuację rynkową.
• Ponadto w odniesieniu do relacji pomiędzy firmą a klientem mogą mieć również zastosowanie przepisy dotyczące umów cywilnoprawnych lub handlowych. Epidemia bowiem nie zawsze anuluje skutki prawne niewykonania postanowień umownych.
• Firmy powinny zidentyfikować te umowy, których wykonanie stoi pod znakiem zapytania, dokonać ich przeglądu oraz jak najszybciej poinformować strony takich umów celem ograniczenia potencjalnych strat. Ważne jest również, aby uwzględnić możliwą konieczność zawarcia nowej umowy oraz aby zachować wszelką dokumentację na potrzeby potencjalnych postępowań z powództwa cywilnego.

7. Przyjęcie odpowiedzialności społecznej i zarządzanie interesariuszami. Uwzględnienie strategii zrównoważonego rozwoju w podejmowaniu decyzji.

• Firmy powinny postępować zgodnie z jednolitym systemem planowania i ustaleniami rządowymi. 
• Odpowiednie ujawnienia informacji wpierają publiczny wizerunek biznesu. 
• Dla firm chińskich szczególnie ważna jest społeczna odpowiedzialność biznesu z perspektywy otoczenia, społeczeństwa, gospodarki oraz stabilności zatrudnienia. Istotna jest również komunikacja relacji ze społecznością i dostawcami. Należy ocenić możliwy wpływ i czas trwania epidemii, odpowiednio dostosować plany oraz zakomunikować wyniki takiej oceny i proponowane działania na poziomie interesariuszy lub zarządu.

8. Opracowanie planu zarządzania danymi podstawowymi pracowników, bezpieczeństwem informacji i prywatnością

• Organizacje powinny ustanowić sprawne mechanizmy zarządzania danymi podstawowymi pracowników oraz zapisywać informacje dotyczące pracowników, współpracowników, dostawców, partnerów i innych osób, z którymi mają oni kontakt.
• Należy opracować odpowiednie plany awaryjne zapewniające bezpieczeństwo informacji i stabilność działalności. Aby umożliwić pracownikom wykonywanie swoich obowiązków należy zapewnić całodobowe wsparcie pracy na miejscu i zdalnie oraz monitorować komputery, sieci, systemy, aplikacje i zasoby. 
• Konieczna jest również ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych dotyczących badań klinicznych (klientów lub pracowników) poprzez ścisłą kontrolę dostępu do nich oraz ograniczony zakres ich wykorzystywania i przekazywania. W odniesieniu do danych medycznych i klinicznych poziom kontroli dostępu i ochrony musi być wysoki.

9. Dostosowanie budżetu i planów wdrożeniowych, przepływów pieniężnych oraz mechanizmów wczesnego ostrzegania

• Zgodnie z danymi Deloitte, 46 procent przedsiębiorstw planuje obniżyć swoje oczekiwania pod względem wyników na rok 2020. Jednocześnie firmy powinny skoncentrować się na przepływie pieniędzy i dbać o bezpieczeństwo finansowania, zapewniając spływ środków w zgodzie z planami pracy i rytmem dostawców na wszystkich poziomach.
• Co więcej, należy ściśle monitorować sytuację międzynarodową w zakresie importu i eksportu – zwracać uwagę na nagłe zmiany lub klęski w rejonach, z których pochodzą główne produkty, które mogą mieć negatywny wpływ na handel i stworzyć zagrożenie powstania strat. W celu zapobiegania takim sytuacjom, organizacje powinny ustanowić odpowiednie działania dla dostawców w ramach planów scenariuszowych. Mogą one uwzględniać zabezpieczenia kontraktami futures, korzystanie z handlu i transportu międzynarodowego, jak i szukanie dostawców alternatywnych. 

10. Aktualizacja mechanizmów zarządzania ryzykiem w firmie

• Raport Deloitte Enterprise Risk Management Survey dla przedsiębiorców międzynarodowych wykazał, że 76 procent specjalistów ds. zarządzania ryzykiem uważa, że ich firma jest już teraz gotowa podjąć skuteczne działania w obliczu kryzysu. Niemniej jednak tylko 49 procent respondentów stwierdziło, że w ich firmach obowiązują odpowiednie polityki i że przeprowadzono testy na podstawie scenariuszy sytuacji kryzysowych. Jedynie 32 procent dokonało poważnych symulacji lub ćwiczeń w tym zakresie. 
• Deloitte uważa, że firmy powinny być gotowe na sytuacje awaryjne w każdej chwili. Z tego powodu organizacje powinny ustanowić lub usprawnić systemy zarządzania ryzykiem w celu zidentyfikowania kluczowych zagrożeń i opracowania planu ograniczającego ryzyko. Jest to działanie równie istotne, co reagowanie na negatywne skutki kryzysu.