Czy usieciowienie pozwoli zwiększyć efektywność pracy?

Zbyt wiele informacji?

Liczba i różnorodność narzędzi komunikacji stale rośnie, a dostawcy rozwiązań obiecują, że każde z nich ma zwiększać wydajność i efektywność pracowników. Aby sprostać temu zadaniu, sprawnie działające firmy zmieniają stosowane praktyki, organizację przestrzeni do pracy oraz podejście do zarządzania. Zapewniona w ten sposób lepsa komunikacja ma przekładać się na zwiększenie produktywności sieci zespołów.

Nowe narzędzia komunikacji rodzą pewne wątpliwości: czy narzędzia te rzeczywiście zwiększają produktywność czy też zmieniają pracę w chaotyczną, nieprzerwaną serię wiadomości, e-maili, telekonferencji i czatów? Ewolucja w kierunku organizacji tworzonych na bazie sieci zespołów nadaje temu zagadnieniu nowy wymiar.

Jak wynika z badania Global Human Capital Trends 2018, 88 procent firm zmieniło strukturę organizacji, stawiając na płaską strukturę połączonych w sieć zespołów. Był to najbardziej zauważalny trend w roku 2017. W 2018 r. 91 procent respondentów wskazało, że pracownicy ich organizacji spędzają czas realizując projekty wykraczające poza ich główny obszar działania, a 35 procent uznało, że dzieje się tak regularnie.

Te zmiany napędza fala nowych narzędzi, z których każde ma zapewnić bardziej skuteczne metody komunikacji. Rynek przyciągnął najlepsze firmy technologiczne, takie jak Cisco, Microsoft, Facebook, Slack, Atlassian, które wprowadzają nowe systemy przesyłania wiadomości, komunikatory oraz systemy komunikacji wideo.¹

Jednak badanie Global Human Capital Trends 2018 ujawniło wysoki poziom niepokoju o to, czy nowe narzędzia rzeczywiście przybliżają firmy do realizacji celów biznesowych. 47 procent respondentów zapytanych o wydajność „nowego miejsca pracy” odpowiedziało, że jest to bardzo ważny problem. Z ekonomicznego punktu widzenia problem stał się szczególnie istotny, ponieważ wzrost efektywności pracy na świecie jest na najniższym poziomie od prawie dwóch dekad.²

Czas rewolucyjnych zmian

Jak przebiega zmiana komunikacji w miejscu pracy? Badania pokazują, że zachowania dotyczące komunikowania się, nawyki i narzędzia stosowane przez ludzi w życiu osobistym przenikają do życia zawodowego. Dobrym przykładem są smsy. Obecnie 74% respondentów regularnie porozumiewa się za pomocą smsów w życiu osobistym. Na całym świecie codziennie wysyłanych jest 18,7 miliarda wiadomości tekstowych, a osoby w wieku 25-34 lat wysyłają i odbierają ponad 75 smsów dziennie.³  Smsy to powszechnie stosowana forma komunikacji w życiu osobistym, nic więc dziwnego, że stała się również popularna w pracy, a 32% respondentów oczekuje, że jej wykorzystanie wzrośnie.

Wiele osób uważa, że narzędzia takie jak media społecznościowe i komunikatory internetowe również znajdą swoje szerokie zastosowanie w miejscu pracy. Wyniki naszego badania z 2018 r. były znamienne: 44 procent ankietowanych uważa, że w przyszłości zmniejszy się liczba spotkań, a 30 procent jest zdania, że spadnie popularność komunikacji telefonicznej i smsowej. Zdaniem 70 procent respondentów w przyszłości pracownicy będą spędzać więcej czasu na platformach współpracy, 67 procent przewiduje rozwój „służbowych” mediów społecznościowych, a 62 procent uważa, że pracownicy będą częściej korzystać z komunikatorów internetowych. Żadna z metod komunikacji nie zyska dominującego znaczenia w środowisku pracy, a stosowanych będzie wiele metod porozumiewania się.

Poza tym zaczynają pojawiać się nowe narzędzia do zarządzania zespołem oparte na sztucznej inteligencji. Najnowsze wersje Office 365, G-Suite i Slack zawierają rozwiązania oparte na AI (Artificial Intelligence), które pomagają użytkownikom znaleźć odpowiedni dokument, odpowiedzieć na właściwą wiadomość i wybrać najważniejsze informacje.⁴ Jeden z dostawców systemów HR wprowadził niedawno produkt, który wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy wyników badania satysfakcji pracowników i proponowania rozwiązań, które mogą poprawić styl zarządzania w firmie.

Nowe narzędzia komunikacji mogą wywierać bardzo pozytywny wpływ na organizacje. Na przykład Mayo Clinic, jedna z wiodących światowych organizacji opieki zdrowotnej, wdrażając nowe technologie usprawniła pracę zespołową, wymianę informacji i opiekę nad pacjentem.⁵ Dzięki mobilnej aplikacji AskMayoExpert lekarze mogą uzyskać informacje z zakresu diagnostyki, leczenia, przyczyn i profilaktyki pochodzące od innych specjalistów, a także z różnych źródeł dostępnych w sieci. Użytkownicy mogą zadawać pytania i odpowiadać na nie, a wszystkie informacje są oznaczane według tematu, lokalizacji, procesu opieki czy kluczowych faktów. Ten wysoce interaktywny system jest obecnie szeroko stosowany, a lekarze konsultują się z ekspertami ponad 10 razy dziennie.

Kolejnym przykładem może być Starbucks. Zaledwie kilka miesięcy po wdrożeniu Workplace by Facebook, 80 procent menedżerów kawiarni Starbucks aktywnie korzystało z narzędzia, aby dzielić się wiedzą, najlepszymi praktykami i wspierać się nawzajem.⁶ Podobnie Walmart twierdzi, że rozwiązania takie jak Workplace pomagają firmie przełamywać bariery językowe, poprawiać przepływ wiedzy, a nawet reagować na sytuacje kryzysowe, takie jak huragan Harvey.⁷

Znaczenie decyzji zarządczych

W najbliższych latach będą wdrażane i stosowane kolejne nowe interesujące narzędzia, a do zarządów spółek należy decyzja, które z nich wybrać i jak je zastosować. Co najważniejsze, niekiedy może to oznaczać decyzję o rezygnacji z niektórych z nich.

W oparciu o różne czynniki, w tym kulturę, czas komunikacji i poziom formalności menedżerowie muszą wybrać narzędzia najlepsze dla danej organizacji, zespołu i zadań. Niektóre firmy mogą wprowadzić rewolucyjne zmiany, np. wdrożyć narzędzia do współpracy, podczas gdy inne pozostaną przy poczcie elektronicznej jako kluczowym i cennym kanale komunikacji. Bez względu na to, które narzędzia zostaną wybrane, ważne jest stworzenie standardów i wytycznych, które pozwolą na dostosowanie wydajności pracownika do efektywności zespołu i organizacji.

Na przykład Autodesk, wiodący dostawca narzędzi i inżynieryjnych i projektowych 3D, przeprowadził 85 oddzielnych wdrożeń narzędzia Slack, z których każde jest wykorzystywane przez inny zespół do zarządzania innym rodzajem prac. Zespoły były zadowolone z wdrożonych rozwiązań, ale zmiana nie umożliwiała wymiany najlepszych praktyk ani współpracy pomiędzy nimi.⁸

Guy Martin, dyrektor ds. programów open source i pracy zespołowej w Autodesk, zdecydował, że nadszedł czas na "zbliżenie zespołów". Firma przyjęła zasadę "otwartości" i przekonała wszystkie 85 zespołów projektowych, by stosowały wspólne kanały komunikacji w ramach jednego ogólnego narzędzia Slack w całej organizacji. W związku z tym konieczne było ujednolicenie nazewnictwa i wprowadzenie ogólnych wytycznych dotyczących użytkowania, co zaowocowało to ogromnym wzrostem poziomu współpracy w całej firmie. Obecnie liczba aktywnych użytkowników narzędzia Slack w Autodesk przekroczyła pięć tysięcy, co sprzyja uczeniu się, otwartej współpracy i pozytywnemu dzieleniu się informacjami – czyli wszystkim czynnikom, które pozwalają odejść od „zbioru zespołów" w stronę „sieci zespołów". ⁹

Od łączności i działania do pracy zespołowej i efektywności

Nowe narzędzia i związane z nimi programy pojawiają się w szybkim tempie. Niemal połowa, bo 46 procent respondentów, regularnie korzysta z oprogramowania do spotkań wirtualnych, a 30 procent – z programów umożliwiających prowadzenie wideokonferencji z wykorzystaniem usług lokalizacyjnych. Jednak częstsze wykorzystanie narzędzi komunikacji przez pracowników nie oznacza automatycznie zwiększenia efektywności zespołów i firm. Chociaż 71 procent respondentów uważa, że nowe narzędzia poprawiają ich wydajność, 47 procent ankietowanych nie miało pewności, czy te rozwiązania faktycznie poprawiają efektywność organizacji.

Jak wynika z naszego badania, aby faktycznie poprawić wydajność współczesne organizacje działające w sieci potrzebują połączenia technologii, odpowiedniego zaprojektowania przestrzeni do pracy, nowego podejścia do przywództwa i nowych praktyk. Wymaga to współpracy pomiędzy działem HR, IT i biznesem w celu stworzenia środowiska pracy zintegrowanego, a także dostosowanego do potrzeb klienta.

Nawet elastyczna przestrzeń do pracy, którą można łatwo dostosować do konkretnych potrzeb bywa kluczowa. Na przykład, w banku ING i Atlassian, zwinne zespoły pracują we wspólnych przestrzeniach wyposażonych w duże białe tablice, na których notuje się plany projektów, wspólne cele i status realizacji.¹⁰ Niektóre firmy programistyczne, takie jak Skype, zapewniają pracownikom nie tylko wydzielone zamknięte pokoje do pracy, ale również wysokiej jakości stołówki i kawiarnie, pomieszczenia do cichej pracy, a nawet fotele, w których można się zdrzemnąć.¹¹ Takie połączenie różnych rodzajów przestrzeni do pracy pomaga ludziom pracować razem lub osobno, w zależności od potrzeb i szybko współpracować przy realizacji wspólnych projektów.

Wyjście poza wąskie myślenie jedynie o efektywności jednostki i narzędziach technologicznych ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia pozytywnych wyników przez organizacje. Aby zapewnić skuteczną współpracę i wysoką wydajność niezbędne jest połączenie kultury, przywództwa i czynników motywacyjnych. W tym celu działy HR muszą współpracować z zespołami IT, wnosząc specjalistyczną wiedzę w zakresie zarządzania zespołem, wyznaczania celów i rozwoju pracowników, aby zapewnić efektywne, proste i angażujące wykorzystanie nowych narzędzi komunikacji.

Podsumowanie

Firmy obawiają się możliwego braku związku między nowymi narzędziami komunikowania a celami organizacji. Aby zapewnić, że komunikowanie się i łączność pracownika przekłada się na produktywność organizacji, firmy dostosowują swoje praktyki, przestrzeń do pracy i style przywództwa, aby odpowiednio wykorzystać możliwości tych narzędzi i jednocześnie łagodzić potencjalnie negatywne skutki.

Tabela nr 1. Jaką rolę odgrywa zarząd w usieciowionym miejscu pracy? Co mogą zrobić jego poszczególni członkowie, aby przyczynić się do poprawy procesów?

Źródło: analizy Deloitte.

Przypisy:

1. Josh Bersin, HR technology disruptions for 2018: Productivity, design, and intelligence reign, Bersin, Deloitte Consulting LLP, 2017.

2. Trading Economics, “United States nonfarm labour productivity,” accessed January 18, 2018.

3. Kenneth Burke, “73 texting statistics that answer all your questions,” Text Request, May 24, 2016.

4. Josh Bersin, conversations with product executives at Microsoft, Google, and Slack.

5. Kelly Cheng, Mayo Clinic: A case study in work environment redesign, Deloitte University Press, June 19, 2013.

6. Stuart Lauchlan, "Digital life at Starbucks after Schultz—new CEO commits to tech innovation,” diginomica.com, March 23, 2017.

7. Emily Price, “Facebook’s Workplace takes a big step forward by adding Walmart as a customer,” Fast Company, September 26, 2017.

8. Josh Bersin, conversation with Autodesk executives, January 2018.

9. Guy Martin (Director, Open @ ADSK, Autodesk), interview with the authors, February 8, 2018.

10. Josh Bersin, conversations with ING Bank and Atlassian executives, November 2017.

11. Josh Bersin, conversations with Silicon Valley executives.