Benefit test - analizy korzyści z usług korporacyjnych świadczonych centralnie przez podmioty z grupy

Benefit test – dlaczego warto przeprowadzić analizę korzyści?

Usługi o charakterze niematerialnym (w tym m.in. doradcze, reklamowe i badania rynku, przetwarzania danych, zarządzania, itp.) świadczone przez podmioty powiązane należą do grupy transakcji, które bardzo często są przedmiotem kontroli podatkowych i sporów pomiędzy podatnikami a urzędami skarbowymi i celno-skarbowymi. Od 2022 r. nie obowiązują już przepisy ograniczające możliwość zaliczania kosztów takich usług do kosztów podatkowych (art. 15e ustawy o CIT uchylony od 1 stycznia 2022 r.). W związku z tym, można spodziewać się wzrostu zainteresowania urzędów skarbowych i celno-skarbowych tym obszarem kosztów.

Benefit test a kontrola podatkowa – jakich informacji oczekują organy skarbowe?

Wydawać by się mogło, że dyskusji w ramach kontroli podatkowych podlega jedynie temat rynkowości obciążeń z tytułu takich transakcji usługowych. W praktyce, podatnicy otrzymują jednak wezwania do przedstawienia dokumentów i informacji, które mają uzasadnić korzystanie z takich usług (w tym korzyści jakie dzięki nim uzyskują) oraz wysokość ponoszonych kosztów.

Urzędy skarbowe i celno-skarbowe oczekują materiałów, które:

• będą wykazywały, iż usługi świadczone centralnie w ramach grupy zostały rzeczywiście wykonane na rzecz podatnika,
• korzystanie z tych usług jest podyktowane realnymi potrzebami podatnika,
• a w efekcie podatnik uzyskuje z nich wymierne korzyści.

W tych przypadkach ciężar dowodu (oraz przygotowanie benefit testu) spoczywa zwykle na podatniku, a podczas kontroli podatnicy mogą spotkać się z bardzo szczegółowym i krytycznym spojrzeniem m.in. na rodzaje kosztów ujmowanych w kalkulacji obciążeń.

W przeprowadzeniu benefit testu nie chodzi więc jedynie o przygotowanie segregatorów mniej lub bardziej przypadkowych dokumentów. Materiały nt. usług korporacyjnych powinny przedstawiać możliwie konkretnie m.in. w jaki sposób świadczone usługi wpływają na efektywność działalności podatnika oraz jego wyniki finansowe.

Przykładowo może to być:

• ograniczenie kosztów,
• zwiększenie efektywności i jakości procesów,
• zwiększenie przychodów wynikających ze wsparcia w pozyskiwaniu klientów i kontraktów, dostępu do systemów IT, wykorzystania wzorów materiałów marketingowych czy szkoleń dla pracowników organizowanych centralnie w grupie.

Konieczne może być wykazanie ekonomicznych korzyści z usług świadczonych na rzecz podatnika oraz uzasadnienie, że obciążenia za te usługi odpowiadają ich wartości rynkowej (zob. np. orzeczenie WSA z 8 września 2022 r. sygn.: I SA/Go 234/22).

Poza ww. materiałami dotyczącymi przedmiotu i zakresu usług często podczas kontroli pojawiają się wezwania dotyczące kalkulacji obciążeń dotyczące m.in.:

• szczegółowych danych nt. kosztów, które stanowiły podstawę ich skalkulowania (w podziale na bezpośrednie oraz pośrednie oraz w podziale na koszty usług świadczonych przez podwykonawców oraz koszty usług świadczonych przez własny personel),
• wysokości marży na kosztach,
• współczynników alokacji kosztów pomiędzy różne podmioty korzystające z usług,
• rzeczywistego wpływu podatnika na zakres i rodzaje świadczonych na jego rzecz usług oraz ew. innych usług lub funkcji realizowanych wewnętrznie w zakresie podobnym do usług, za które podatnik płaci podmiotom powiązanym.
  

Usprawnienie procesu zbierania materiałów

Przygotowanie benefit testu (w tym zbieranie materiałów nt. usług korporacyjnych dla urzędu skarbowego lub celno-skarbowego) jest procesem czasochłonnym. Zazwyczaj podatnik na ich przedłożenie ma ograniczony czas natomiast ich zgromadzenie i archiwizacja może trwać miesiącami. Tym samym, żeby uniknąć problemów podczas kontroli podatnik może:

• przeprowadzać odpowiednie analizy i zbierać materiały na bieżąco (np. za każdy rok podatkowy),
• opracować i wdrożyć politykę zbierania materiałów,
• wdrożyć system archiwizacji elektronicznej takich materiałów.

Taka polityka powinna określać w szczególności:

• rodzaje usług, za które podatnik jest obciążany przez podmioty powiązane z grupy,
• dokładny sposób kalkulacji obciążeń wraz z weryfikacją rynkowości,
• sposób weryfikacji korzyści ekonomicznych z usług,
• rodzaje wymaganych materiałów,
• osoby odpowiedzialne za proces gromadzenia i archiwizowania materiałów potwierdzających faktyczne wykonanie usług oraz korzyści jakie z nich wynikają,
• terminy na ich zebranie oraz
• sposób archiwizacji.

Wprowadzenie procedur wspomagających przygotowanie benefit testu powinno pozwolić usprawnić proces oraz istotnie ograniczyć ryzyko ewentualnych dyskusji podczas kontroli podatkowej.