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Crunch Time IX: Tax im digitalen Zeitalter

Modernisierung der Steuerabteilung im Zuge der Digitalisierung

Die Finanzfunktion nimmt üblicherweise einen Platz in der ersten Reihe ein, wenn große neue Initiativen eingeleitet werden, einschließlich der Technologieausgaben. In der Steuerabteilung sah das früher oft ganz anders aus – oft wurde sie erst zu spät mit an Bord geholt. Glücklicherweise beginnt sich das zu ändern. Der Grund ist einfach: Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie tätigen viele Unternehmen hohe Investitionen in ihre ERP-Systeme (z.B. S/4HANA) und wollen deren Potenzial jetzt auch für Steuern nutzen. Neue Tools zur Datenmodellierung ermöglichen es zudem, wertvolle steuerliche Erkenntnisse über verschiedene Finanzszenarien in Echtzeit zu liefern. Das bedeutet, dass Führungskräfte die Vorteile dieser Erkenntnisse nutzen können, bevor sie ihre Entscheidungen treffen müssen. Um dies zu ermöglichen, muss Tax zusammen mit dem Rest des Unternehmens modernisiert werden.

Das Umfeld der Steuerabteilung verändert sich

Was auch immer Sie über Steuern denken, eine Sache, die wir sicher wissen, ist diese: Eine beispiellose Anzahl von regulatorischen und steuerpolitischen Änderungen ist im Gange.

Aber die Regierungspolitik ist nur ein Bereich, in dem die Komplexität zunimmt. Viele Unternehmen investieren in Cloud-Lösungen und ihre ERP-Systeme (z.B. S/4HANA) und wollen das Potenzial dieser neuen Technologien auch für Steuern nutzen. Die neue digitale Wirtschaft feuert neuen Wettbewerb an und ermöglicht neue Geschäftsmodelle. Beides bietet Unternehmen viele Möglichkeiten für eine Steueroptimierung und auch -planung. Wenn die Welt ein Schachbrett ist, beeinflussen steuerliche Aspekte oft die Schachzüge.

Viele Steuerfachleute sagen uns allerdings, dass ihre Unternehmen derzeit einfach noch nicht ausreichend auf diese neue Realität vorbereitet sind.

Wie sieht die Belegschaft der Zukunft aus?

Mit 50 Prozent weniger Absolventen, die sich für Steuerberatung interessieren, sowie vielen Mitarbeitern in global arbeitenden Steuerabteilungen kurz vor der Pensionierung gibt es heute nicht annähernd genug erfahrene Steuerfachleute auf dem Markt, um den wachsenden Bedarf zu füllen. Global tätige Unternehmen unterliegen dabei noch Hunderten von Steuerjurisdiktionen mit jeweils einzigartigen Regeln und Vorschriften, so dass die Komplexität durch die Decke geht.

Zum Auffüllen dieser Lücke benötigen die Unternehmen daher Softwarelösungen, kognitive Tools, Bots und sonstige Technologielösungen (oder Dienstleister, die diese Lösungen einsetzen), um schneller und zukunftsfähiger ihre Arbeit leisten zu können. Und das erfordert Investitionen.

Es ist ironisch, dass viele Unternehmen hohe Millionenbeträge in die Modernisierung ihrer ERP-Systeme investieren (z.B. S/4HANA Roadmap, Cloud-Lösungen), aber wenn es um Steuern geht, ändert sich bisher oft noch zu wenig. Viele Steuerabteilungen haben die Innovationssprünge in der letzten ERP-Welle verpasst, aber müssen und sollten jetzt auf die neuen In-Memory-Technologien (z.B. S/4HANA) reagieren, die die Prozesse und die IT-Landschaft in den Unternehmen für die nächsten zwei Dekaden bestimmen werden.

Wir stellen fest, dass Steuerabteilungen in der Regel weniger als die Hälfte ihrer Zeit für die Datenanalyse aufwenden und noch immer mehr als die Hälfte für die Datenerfassung und die Datenaufbereitung. Das ist strategisch problematisch. Glücklicherweise bietet die Digitalisierung immer mehr Räume zur Verbesserung, und viele Unternehmen beginnen, sie zu nutzen.

Was verstehen wir unter „Modernisierung“ der Steuerabteilung

Modernisierte Steuerabteilungen erfordern eine neue Denkweise, die es ermöglicht sich von einer Compliance-Funktion zu einer hochwertigen Planungs- und Berichtsfunktion zu entwickeln. In-Memory-Technologien (z.B. S/4HANA) erlauben Online-Kontrollen auf transaktionale ERP-Daten und verändern damit tiefgreifend das bisherige Kontrollumfeld für Steuern im Unternehmen.

Ein Beispiel sind die internationalen Steuervorschriften des Tax Cuts and Jobs Act der Vereinigten Staaten von Amerika. Angesichts der Komplexität dieser Regeln ist die für eine effektive globale Steuerplanung mit Szenarien erforderliche Modellierung in den meisten Fällen ohne eine Automatisierung und ohne erweiterte Analysen nicht mehr möglich. 

Vieles, was für die Modernisierung der Steuerabteilung erforderlich ist, geschieht in ERP-Implementierungen, aber nicht alles. Um die „Kunst des Möglichen“ zu sehen, muss man sich noch mit anderen Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Business Intelligence und Visualisierungssoftware beschäftigen.

Wie sieht die Arbeit in einer modernisierten Steuerabteilung eigentlich aus?

Drei Dinge, die sich – neben der Cloud und der In-Memory-Technologie (z.B. S/4HANA) - erheblich auf die Steuerprozesse und Transaktionsdatenverarbeitung auswirken werden, sind:

  • Neuartige Prozesse – Viele Steuererklärungen und die Steuerfindung erfolgen heute auf transaktionaler Datenbasis sowie in Fast-Echtzeit oder sogar in Echtzeit.
  • Neudefinierte Talente – Die Mitarbeiter der Steuerabteilung werden entlastet, um sich auf die Steuerplanung und andere Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren.
  • Technologie-Enabler – Es erfolgt eine Analyse von Daten in Echtzeit zur Identifizierung von Regelausnahmen und zur Verbesserung der Zuverlässigkeit durch maschinelles Lernen.

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Wie sieht ihre Roadmap aus?

Wenn Sie jemals an einer Finanztransformation gearbeitet haben, verstehen Sie, dass es so etwas wie ein fertiges Produkt nicht gibt. Zwischen neuen Vorschriften und neuen Märkten entwickeln sich die Menschen, Prozesse und Technologien, die für einen effektiven Finanzbetrieb erforderlich sind, ständig weiter. Das gilt auch für die Steuerabteilung. Herauszufinden, wie man die Nase vorn hat - ohne zu viel auszugeben -, ist der Kern des Ganzen.

Und die Pain Points?

Zwei Bereiche, an denen die Modernisierung der Steuerabteilung unmittelbare Auswirkungen haben kann, sind Intercompany-Transaktionen und der Abschlussprozess im Unternehmen. Wenn Sie diese Prozesse mit Datenmodellen richtig verstehen, beginnt alles andere auf natürliche Weise ineinander zu greifen.

 

Bisher nutzen viele deutsche Steuerabteilungen - auch in global tätigen Unternehmen - als einzige Arbeitshilfe und Automationslösung für alle ihre Steuerprozesse noch selbsterstellte Tabellenkalkulationslösungen ohne Live-Daten aus dem ERP-System. Diese Steuerabteilungen müssen kurzfristig auf die in vielen Unternehmen bereits laufende Finanztransformation reagieren sowie ihre Prozesse, ihr Datenmanagement, ihre Technologielösungen und ihr Kontrollumfeld für Steuern auf digitale Abläufe mit Echtzeit- oder Fast-Echtzeit-Steuererklärungen, transaktionalem Datenmanagement, Online-Kontrollen und In-Memory-Technologie (z.B. S/4HANA) anpassen.

Dr. Andreas Kowallik, Leiter Tax Management Consulting

Kosten vs. Nutzen

Der Business Case für die Modernisierung der Steuerabteilung ist für fast jedes globale Unternehmen leicht zu realisieren. Richtig gemacht, ermöglicht die Modernisierung der Steuerabteilung ein besseres Kontrollumfeld für Steuern und ein besseres Management des globalen effektiven Steuersatzes. Und mit der Automatisierung können Sie möglicherweise auch einfacher Steuererstattungen beantragen und Liquiditätsverluste wie z.B. Mehrwertsteuerüberzahlungen reduzieren. 

Bei der Modernisierung der Steuerabteilung geht es aber auch um das Risikomanagement. Angesichts der zunehmenden Komplexität benötigen die Steuerteams eine Möglichkeit, alle Daten und Szenarien, die für eine effektive Steuerplanung und -berichterstattung erforderlich sind, effizient zu durchsuchen. Ohne eine Modernisierung wird es schwer sein, mit dem Ansturm neuer Anforderungen Schritt zu halten - und die Nase vorn zu haben.

Was ist das Risiko, wenn Sie nicht investieren?

Die Anzahl der neuen globalen Anforderungen und Vorschriften, die Unternehmen mit Bezug zu Steuern einhalten müssen, ist wirklich überwältigend. Es ist unmöglich, dass jemand alle Probleme im Griff hat - und so können sich Risiken vervielfachen.

Ein weiteres Risiko sind Talente. Der Pool an Steuertalenten schrumpft, so dass es für Unternehmen schwieriger wird, neue Mitarbeiter zu finden und die besten Mitarbeiter an Bord zu halten. Neueinsteiger sind auf der Suche nach Unternehmen mit modernen digitalen Steuerprozessen. 

Kein Unternehmen kann sich vollständig auf die unsichere Zukunft einstellen, aber es ist möglich, sich auf die wahrscheinlichsten Szenarien vorzubereiten.

 

Mehr Automatisierung.

Mehr Einsatz von kognitiven Werkzeugen.

Mehr künstliche Intelligenz.

Erweiterte Algorithmen für die Szenario-Modellierung.

Diese sind alle Teil der Modernisierung der Steuerabteilung.

It’s crunch time

Global unterliegen die Steuersysteme dem Einfluss von immer mehr Akteuren und einem ständigen Wettbewerb, woraus sich ein kontinuierlicher Druck zu Anpassungen ergibt. Die Steuerreform in den USA hat den gesetzlichen Körperschaftsteuersatz stark gesenkt. Auf der globalen Ebene gibt es in vielen Jurisdiktionen ständige neue Steuergesetzgebungen, ebenso wie die Forderung nach mehr Transparenz und Regulierung der steuerlichen Berichterstattung. Dies bedeutet mehr Anpassungen, mehr Komplexität und möglicherweise mehr Veränderungen auch für Ihre Steuerfunktion.

Wenn CFOs einen neuen Blick auf neue Technologien und damit verbundene Potenziale werfen, können sie feststellen, dass sie alles haben können: eine leistungsstarke, digitalisierte und effiziente Steuerabteilung, die eng mit dem Finanzbereich und dem Rest des Unternehmens integriert ist.

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In unserer "Crumch time" - Publikationsreihe erfahren Sie, wie Finanzfunktionen die aktuellsten digitalen Technologien nutzen können, um Effizienz, Qualität und Leistungsfähigkeit zu steigern und tiefergehende Einblicke in das Marktumfeld zu gewinnen.

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